Records Keeping – Fun, non? Mais: cela peut vraiment vous aider à couvrir vos fesses au travail lorsque vous en avez besoin. Alors, comment organisez-vous, déposez-vous et suivez-vous autrement vos notes de réunion, vos e-mails et vos appels téléphoniques? Le post invité d’aujourd’hui vous apporte des recommandations exceptionnelles de Belle of Capitol Hill Style – CHS sur CYA, pour ainsi dire. Merci à Belle d’avoir transmis ces idées (et bienvenue sur le blog)!
Travailler en politique m’a appris un certain nombre de leçons utiles, dont la plus cruciale était de savoir comment tenir des registres exceptionnels. J’économise des e-mails, des lettres, des mémos et des notes de rencontre parce que vous ne savez jamais quand vous aurez besoin d’une piste papier. Alors, quand Kat m’a demandé d’écrire un post détaillant comment couvrir votre cul au travail, j’ai été ravi d’obliger.
Commençons par la fondation de CYA, en tendant de bons dossiers:
Remarque des notes, j’ai plus de 30 petits cahiers liés en spirale qui couvrent toute ma carrière. À l’extérieur, ils sont étiquetés pour l’emploi et la date, par exemple “Congrès. May ’07 – oct. ’07. ” À l’intérieur, vous trouverez mes notes de réunion pour chaque rendez-vous étiqueté avec les noms de tous les participants, leur affiliation et les détails de notre conversation.
Ces notes sont un enregistrement de ce qui a été dit, de ce qui a été promis et de l’issue de la réunion. Garder des notes précises vous aidera à éliminer les erreurs de communication et à vous aider à vous rafraîchir la mémoire avant votre prochaine rencontre avec ces mêmes personnes, peu importe le temps qui s’est écoulé dans l’intervalle.
Les e-mails à notre époque numérique, avoir une boîte de réception organisée est crucial pour votre réussite en tant que professionnel. Tout d’abord, vous ne voulez pas perdre quelque chose dont vous pourriez avoir besoin plus tard ou mal placer une correspondance cruciale. Deuxièmement, vous ne savez jamais quand votre engagement à tenir de bons dossiers sauvera votre peau.
Au cours d’une campagne de réélection, le gouverneur de mon État est sorti en forte opposition à un projet de loi que mon patron soutenait. Imaginez la surprise du gouverneur lorsque l’un de mes collègues a atteint sa boîte de réception et a sorti une lettre de quatre ans, signée par lui, exprimant son soutien sans faille pour une version précédente du projet de loi à laquelle il s’opposait maintenant. L’e-mail nous a enlevés de la défensive et l’a mis dessus.
Alors, comment devez-vous organiser vos e-mails? Il n’y a pas une seule façon de rassembler votre boîte de réception, mais j’aime organiser la mienne par année (2014), puis par problème (Affaires des anciens combattants), puis par groupe (Garde nationale). Si je fais un travail crucial sur un projet de loi ou un problème, il obtient son propre dossier. J’aime aussi les e-mails cruciaux de code couleur en bleu, les e-mails avec des pièces jointes cruciales en vert et les e-mails qui sont controversés ou de quelqu’un qui s’oppose à notre position en rouge.
Appels téléphoniques
Contrairement aux e-mails, les appels téléphoniques ont une piste papier trouble. Cela peut être une bonne ou une mauvaise chose. Je garde donc un document de mot ouvert sur mon ordinateur intitulé «Appels importants». Comme mes notes de réunion, cela détaille avec qui j’ai parlé, quand nous avons parlé, ce que nous avons discuté et ce que nous avons résolu. Il est utile d’avoir lorsque votre patron demande un aperçu précis de votre conversation.
Éviter un sentier papier
Tenir de bons enregistrements est essentiel. Il peut vous aider à résoudre les litiges, à vous rafraîchir la mémoire des discussions passées et à garder votre liste de tâches sur la bonne voie. Mais qu’en est-il de ces moments où vous ne voulez pas de piste papier?
Il faut retirer une conversation du domaine numérique lorsque les informations doivent être partagées hors du dossier, les excuses doivent être faites, ou lorsque vous devez vous assurer que ce que vous êtes sur le point de dire ne peut pas être transmis avec une base Cliquez sur le bouton Faire.
Fondamentalement, si vous êtes impatient que ce que vous êtes sur le point d’écrire puisse être utilisé contre vous, se retrouver entre les mauvaises mains ou nuire au projet sur lequel vous travaillez. ne pas. mettre. ce. en cours d’écriture. Utilisez votre meilleur jugement et, en cas de doute, choisissez de composer, au lieu de type.
Appels téléphoniques vs e-mails
Mais que se passe-t-il si vous voulez une conversation sur le dossier et que la personne à qui vous parlez vous appelle au téléphone? Supposons que vous essayez de verrouiller le soutien d’une législation cruciale d’un membre du personnel dont le patron est loin d’être digne de confiance. Le membre du personnel est ravi de vous dire au téléphone que son patron est à bord, mais vous avez besoin de quelque chose de beaucoup plus concret. Vous avez besoin du sentier papier. Entrez l’e-mail de suivi:
«Cher John, merci beaucoup d’avoir pris le temps de m’appeler au sujet du soutien du représentant Smith sur H.R 529. Mon patron sera très heureux de savoir que le représentant Smith est à bord. Son vote Yay sera une démonstration si forte de son engagement envers cette question. Merci encore pour tout votre travail acharné à ce sujet, sincèrement, Belle.
Bien sûr, il peut prétendre qu’il n’a jamais dit cela. Il peut nier qu’il vous a jamais promis n’importe quoi, mais vous avez un dossier de date et de temps de votre côté de l’histoire.
Utilisez des appels téléphoniques et des e-mails de suivi avec prudence. Souvent, prendre sur les téléphones peut rendre une conversation inoffensivenull